В каждой сфере жизни есть определенные правила. На инаугурации президента человек в свитере будет выглядеть неуместно, на званом обеде необходимо пользоваться всеми столовыми приборами, а не только вилкой и ложкой. Даже написание делового письма должно соответствовать определенным стандартам, чтобы оно не вызвало недоумение у вашего адресата.

Пишите письма на специальных фирменных бланках. Верхний колонтитул должен содержать информацию о вашей организации (название, телефон, e-mail, почтовый адрес). В этом случае адресат сможет связаться с вами быстро.

Оставляйте поля. Отступ слева должен быть 3 см, отступ справа – 1,5 см.

Пользуйтесь одним и тем же размером шрифта на протяжении всего письма (оптимальный вариант Times New Roman кегль 12).

Пронумеруйте листы, если объем письма более двух страниц. Нумерация производится в правых нижних углах.

Оформите шапку следующим образом. В правом верхнем углу указываются должность и фамилия, имя, отчество адресата. Здесь же указывается тема письма. Обращение оформляется чуть ниже по центру («Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа»).

Определите суть письма во вступлении. Рекомендуется использовать традиционные формы («Прошу Вас…», «Довожу до Вашего сведения…», «Наше предприятие предлагает…»).

Раскройте содержание просьбы или предложения в основной части. Здесь важна конкретика – цифры, факты, статистика.

Подведите итоги в заключении. Например: «Учитывая вышеизложенное, прошу Вас…». Необходимо максимально четко сформулировать свое предложение.

Пронумеруйте и перечислите документы, если они прилагаются к письму.

Составьте подпись из двух частей. Первая часть: «С уважением» либо «Искренне Ваш». Второй вариант допустим только при личном знакомстве с адресатом.

Вторая часть - ваши ФИО и должность.

Проверьте письмо. Оно должно быть понятным, логичным; орфографические и пунктуационные ошибки исключены.

В деловом письме все производные местоимения «вы» рекомендуется писать с заглавной буквы.

В больших организациях на деловые письма также ставят дату и номер исходящей документации. Благодаря этому легче отследить путь письма.